Unser Kunde, ein großes kirchlich getragenes Krankenhaus mit Pflegeheim, plante die Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung. Hintergrund ist die stark verschärfte Entwicklung auf dem Arbeitsmarkt: Das Personal wird in nahezu allen Bereichen knapp; es ist schwer, Nachwuchs zu finden.
Abwägung unterschiedlicher Interessen
Eine wesentliche Herausforderung war die Abstimmung zu den Inhalten der Mitarbeiterbefragung. Die unterschiedlichen Stakeholder – Geschäftsführung, Personalbereich, Mitarbeitervertretung, ärztliche und pflegerische Leitungen hatten unterschiedliche Vorstellungen zu den Inhalten und der Nutzung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung. Diese Situation ist in nahezu allen Branchen und Unternehmen vorzufinden.
Um diese Abstimmung zu gewährleisten, wurden insgesamt zwei Workshops mit den jeweiligen Stakeholdern veranstaltet, in denen Themen gesammelt, diskutiert und priorisiert wurden. Mit den identifizierten Inhalten waren alle Beteiligten zufrieden – auf der Basis der Erkenntnis, dass die Zeit zum Ausfüllen des Fragebogens von den Mitarbeitern handhabbar sein muss.
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Top-Thema: Anonymität der Mitarbeiterbefragung
Einigkeit bestand beim Thema Anonymität: Die Befragung sollte so weit wie möglich anonym stattfinden. Die Zugehörigkeit zu Unternehmensbereichen wurde zwar abgefragt; die Bereiche wurden aber ausreichend breit gewählt, um keine Rückschlüsse auf einzelne Antworten zuzulassen.
Die Umsetzung gestaltete sich insofern schwierig, als dass ein großer Teil der Mitarbeiter/Innen im Krankenhaus und Pflegeheim keinen individuellen Zugang zu einem Computer hatte. Da die Mitarbeiterbefragung nicht via Papier durchgeführt werden sollte – bei deutlich über 1.000 Mitarbeitern schon aus Gründen des Umweltschutzes – wurde der Zugang zur Mitarbeiterbefragung geschützt. Nur mittels individuellem PIN, der allen Mitarbeitern via Hauspost zugeteilt wurde, konnte die Mitarbeiterbefragung ausgefüllt werden.
Die PINs wurden von uns als Dienstleister in verschlossenen Umschlägen geliefert und nach Zufall auf die Mitarbeiter verteilt. Eine Rückverfolgung der Antworten war damit nicht möglich. Gleichzeitig konnten die Mitarbeiter öffentliche PCs nutzen und ihre Eingaben unterbrechen und wieder neu anfangen, ohne das andere Kollegen die Eingaben sehen konnten.
Nach den umfangreichen Vorbereitungen verlief die Erhebung problemlos. In einer Frist von 3 Wochen konnten die Mitarbeiter im Krankenhaus und Pflegeheim ihre Antworten abgeben.
Nutzung der Ergebnisse wichtig – als Signal an die Belegschaft
Aufgrund der intensiven Vorarbeit konnten alle Fragen sinnvoll ausgewertet werden. Gewünschte zentrale Antworten aller Stakeholder konnten erhoben werden.
In der Folge wurden in einer umfassenden Präsentation neben den Ergebnisse selbst auch Möglichkeiten zur weiteren Nutzung der Ergebnisse in den Bereichen und Teams besprochen. Hierbei sollten die Führungskräfte der jeweiligen Abteilungen in Klinik bzw. Krankenhaus, Pflegeheim und den ambulanten Einrichtungen als Multiplikator eingesetzt werden.