Ausgangssituation
Beim Kunden, einem Wohnungsunternehmen, führten diverse Gründe dazu, die eigene Organisation durch externe Berater untersuchen zu lassen. Vorstand, Aufsichtsrat und Betriebsrat verfolgten mit der Prüfung jeweils unterschiedliche Ziele. Zwischen den Organen war es zu einer gewissen Bewegungsstarre gekommen, die nun mit Hilfe externer Expertise überwunden werden sollte.
Die Untersuchung fand vor dem Hintergrund sich erschwerender Marktbedingungen statt. Demografie und Sozialstruktur lassen zunehmende Schwierigkeiten in der Zukunft erkennen.
Zielsetzung der Organisationsberatung / Prozessberatung
Die Zielsetzung der Organisationsberatung / Prozessberatung war die Überprüfung der gesamten Organisation (über 10 Kernabteilungen) hinsichtlich
- Auslastung
- Sinnhaftigkeit der Aufgabenteilung
- Effektivität der Prozesse.
Im Zuge des Projekts wurde klar, dass der zukünftige finanzielle Handlungsspielraum derartig eingeschränkt ist, dass auch der Personalbedarf sowie einzelne Aufgaben kritisch zu hinterfragen waren.
Vorgehensweise Organisationsberatung
Beim Projekt wurde in zwei Teilteams gearbeitet, die nach unterschiedlichen Abteilungen aufgeteilt wurden.
Die interne Datenlage war vergleichsweise gut, so dass wenig Bedarf an der Generierung weiterer Grundlagendaten bestand.
Um die Sinnhaftigkeit der Aufgaben genauer zu beleuchten, wurden in einem vorgeschalteten Strategieworkshop die Unternehmensziele genauer untersucht und daraus die wichtigsten Aufgaben vorläufig festgelegt.
Auslastungen, Prozesse, gelebte Arbeitsteilung und IT-Support wurden durch zeitintensive Detailanalysen (begleitende Beobachtung, Dokumentation der Mitarbeiter, Prozesstests) erhoben und in Interviews hinterfragt und verfeinert. Am Ende ergab sich ein genaues Bild der IST-Situation.
Die IST-Situation verdeutlichte ineffiziente Bereiche, stark unterschiedliche Auslastungen von Abteilungen und Personen und zahlreiche Prozessprobleme. Der Vorstand war von den Ergebnissen teils erstaunt, weil der Glaube herrschte, dass viele Baustellen bereits gelöst seien.
Auf Basis der Erhebung wurden für alle Abteilungen sowie übergreifende Themen und Prozesse Vorschläge zur Verbesserung gemacht.
Ergebnisse
Als Ergebnis der Organisationsberatung konnte – als Hauptergebnis – die finanzielle Handlungsfreiheit wieder hergestellt werden. Aufgrund der speziellen Lage vor Ort war dies ohne Entlassungen möglich. Zudem war es notwendig, Aufgaben umzuverteilen und Prozesse zu verändern.
In Einzelfällen wurden Investitionen angeregt. Im Vertrieb wurde ein Bonussystem vorgeschlagen, um die organistorische Problematik der fehlenden Zuordnung der Vertriebsleistung durch eine Art Selbstdisziplinierung in den Griff zu bekommen.